En fråga man kan ställa sig är varför ska man borde börja med fakturaskanning. Helt enkeät är det ett sätt för företag att effektivisera sin hantering av fakturor är att anlita ett externt företag som kan hjälpa till med att ta emot, sortera och verifiera de olika fakturorna som inkommer genom så kallad fakturaskanning.

Detta kan medföra att man sparar mycket tid och pengar på de administrativa kostnader som ofta kommer med hantering av fakturor, särskilt om det handlar om ett stort företag med ett stort kundunderlag. Fakturaskanning kan göra att både medelstora och stora företag sparar en hel del pengar på personalkostnader och annat administrativt arbete, men det är också något som kan löna sig för mindre företag eftersom man trots en liten omsättning ändå kan hantera en stor mängd fakturor.

Genom att småföretag slipper lägga ner tid och personalinsatser på att ta hand om och sortera fakturor kan man fokusera på andra delar av verksamheten och i slutändan växa snabbare.

Hur går fakturaskanning till?
Företaget som man anlitar för att ta hand om inläsningen och verifieringen av fakturorna tar från och med ett överenskommet datum hand om samtliga fakturor som kommer in. Kunderna skickar hädanefter fakturorna till det bolag man anlitat för fakturaskanningen och detta bolag läser sedan in de inkommande fakturorna maskinellt.

Efter att fakturorna gått igenom verifieringsprocessen så skickas de vidare till det fakturerande företagets eget system där de kan hanteras för till exempel arkivering.

Kan man arkivera fakturorna externt?
Många av de företag som tillhandahåller tjänsten fakturaskanning erbjuder också en längre tids lagring av de inkommande fakturorna. Detta kan vara praktiskt för större företag eller företag som omsätter en stor mängd fakturor eftersom man då inte behöver ta hand om lagringen eller arkivering själv.

Detta kan så klart medföra vidare besparingar och framförallt göra så att man får en bättre översikt av samtliga inkommande fakturor.

Datafångst kan spara mycket tid åt ditt företag
Datafångst är ett generellt begrepp som syftar på att man plockar ut vissa enskilda data från ett större dokument och sedan omvandlar dem till en annan form som gör dokumenten enklare att hantera. Detta är något som många företag och i vissa fall även privatpersoner använder sig och begreppet kan användas ganska brett.

Exempel på en typ av datafångst är fakturaskanning som innebär att ett företag hjälper ett annat att omvandla ett dokument, i detta fall en faktura, så att det lättare passar in i det andra företagets fakturasystem. Andra fördelar är att man kan utelämna information som inte är relevant, vilket gör att dokumentet blir mer lättöverskådligt och dessutom lättare att hantera.

Datafångst med bilder
En del företag som jobbar mycket med kartor kan använda sig av datafångst för att omvandla bilderna till ett annat format men också för att plocka ut vissa delar av kartorna för att studera dem närmare. Detta är något som geografer arbetar med i stor utsträckning eftersom man kan behöva tolka kartorna på olika sätt och samtidigt plocka ut viss information och utelämna annan. Detta används ofta bland företag som sysslar med byggnation för att skaffa sig en bättre och mer relevant bild av en plats som kommer användas för en viss typ av bygge.

Vad kan datafångst göra för mitt företag?
Först och främst kan det hjälpa ditt företag att effektivisera en process som ibland kan vara ganska komplicerad och tidskrävande. Dessutom kräver det kompetens för att på rätt sätt kunna fånga upp relevant data och sedan omvandla information till en annan form så att formatet blir optimalt för hanteringen av datan. Genom att anlita ett externt företag som tar hand om detta sparar man både tid, pengar och energi.

Läs mer om datafångst och fakturaskanning på Readsofts egna webbplats.