Artikelkatalog - Artikelexpressen

Skriv eller köp artiklar med minst 600 ord

Kategori: Lokaler

Den verkliga kostnaden av att hyra kontor

Ofta då man letar efter ett kontor koncentrerar man sig lätt på enbart kostnaden pris per kvadratmeter. I verklighet är nettohyran av kontoret bara en bråkdel av de totala kostnaderna som kommer till uthyrning av kontor.

Ett viktigt nyckeltal

För att få reda på det verkliga värdet av ett kontor rekommenderar vi att man istället tar reda på ett annat nyckeltal än bara pris per kvadratmeter. Detta nyckeltal är kostnad per arbetsplats eller kostnad per medarbetare, och bidrar med att ge en mer omfattande bild av de totala kostnaderna.

Oftast då man hyr kontor kommer den totala kostnaden som överrasking. Enligt undersökningar vet få svenska företag deras egentliga utgift per arbetsplats eller per medarbetare. För att få veta på detta nyckeltal ska man ta reda på de kostnader som faller inom kategorierna den totala hyran, interiör,  uppehälle, business services samt administration.

Totala hyran

Alla de pris som är kopplade till uthyrningen av ett kontor räknas till den ”totala hyran”.

Hyran är förutom den viktigaste kostnaden också den lättaste att ta reda på. Omkostnaderna för hyran av ett kontor är oftast upp till 55% av de totala kostnaderna av kontoret.

Utöver kontoret, betalar företag oftast för användning av andra utrymmen i lokalen. Dessa är till exempel mötesrum, foajéen och fikarummet. Hyran för dessa typer av områden ska givetvis också räknas med och läggas till på hyran för kontoret.

Utöver de själva hyreskostnaderna tillkommer det också eventuellt diverse skatter och avgifter för t.ex. avfallshämtning och parkering, oavsett om det står i hyreskontraktet eller inte. Dessa kostnader kan vara upp till 5% av de samlade omkostnaderna för kontorslokalen.

Interiör

Ofta är inte kontorslokalen i perfekt skick för att erbjuda lämpliga lokaler till alla medarbetare, varav vissa finslipningskostnader också tillkommer. Ibland handlar det också om att göra kontoret mer mysigt och trivsamt för medarbetarna. Omfattningen av dessa omkostnader beror naturligtvis på hyresgästernas behov. Exempel på installations- och interiörskostnader är t.ex. skiljeväggar, skyltar, gardiner, hyllor, toalettprodukter och köksinredning etc. Dessa ska inte heller förbises i då vi försöker hitta det verklig priset av kontorslokalen.

Uppehälle

Kontorslokaler bör också underhållas och repareras. Det kan handla om tydliga reparaioner och uppehälle inom- och utomhus av själva byggnaden. I andra situationer handlar det om uppehälle av det mekaniska som t.ex. luftkonditioneringen eller kaffemaskinen. Utöver kommer det också kostnader som följing av städtjänster, avfallshantering samt mindre renoveringar och interna omflyttningar.

I denna kategori räknas också avloppsavgifter, vatten- och elavgifter.

Business services

Under business services faller de kostnader som är förbundna med tjänster som supportar hyresgästernas företag dagligen. Dessa är ofta en av de största omkostnaderna inom ett företag. De betydligaste är lönekostnaderna för receptionstjänster och assistenter. Därför är det just normalt sett bara större företag som anställer sådana tjänster medan mindre företag istället  delar upp uppgifterna bland medarbetarna. Omkostnaderna för detta kommer ofta upp i 3 % av de samlade utgifterna för kontorshyrning, ifall det även inkluderar mötestjänster.

De totala omkostnaderna som är bundna till kopiering och utskrivning presenterar oftast mer än 1% av de totala omkostnaderna för att hyra ett kontor.

Telekommunikation, IT-support och dess tjänster kommer också med kostnader inom företagsservice. Dessa typ av vitala element utgör normalt 1-2% av de samlade omkostnaderna för uthyrningen av ett kontor.

Alltsomoftast är det dock omkostnaderna för möteslokaler och konferensrum som är störst i den här kategorin.

Ifall man väljer att hyra ett kontorshotell, är business services inkluderade i den orginella hyran.

Administration av hyresobjekt

Varje hyreslokal ska administreras vilket kan ta tid. Tiden som används för administrativa uppgifter ska också räknas med då vi ser på de samlade kostnaderna för att hyra ett kontor.

Den här kategorin är mindre än de ovannämda, eftersom den omfattar aktiviteter som gränsar till de andra kategorierna. Kostnaderna för administration utgörs av lönekostnader för administration samt planering av diverse inköp såväl som underhåll.

Även om det inte skulle finns någon värd eller vaktmästare så finns det någon i företaget som får ansvar för administration av uthyrningen. Det kan vara en assistent, en person inom HR eller i mindre verksamheter kanske VD:n. Om till exempel kopieringsmaskinen går sönder eller internetanslutningen går ner är det någons uppgift att förmedla informationen till servicekontoret eller till leverantören. Allt detta tar tid samt resurser ifrån företaget.

Arbetskostnader för den tid som förbrukas för administrationen måste därför också räknas med för att få veta totala kostnaden för uthyrning.

Totala kostnaden för ett kontor

Slutligen kan vi se att den totala kostnaden fördelas på följande sätt:

Totala hyran = 60%

Interiör = 10%

Uppehälle = 20%

Business services = 7%

Administration = 3%

För att få en första inblick i den största kostnaden, totala hyran, kan du börja med att undersöka hyresnivån på lediga objekt på lokalportalen MatchOffice.se.

Vad är kontorshotell för något?

De flesta har nog pejl på vad ett kontor är och även vad ett hotell är. Men vad är då kontorshotell för något? Kort och gott är det ett kontor där man kan hyra en eller flera kontorsplatser i antingen ett öppet kontorslandskap eller i kontorsrum.

Fördelar med kontorshotell

Det finns många fördelar med kontorshotell. Den främsta fördelen är förmodligen att man får möjlighet ett till ett kontor utifrån sitt behov. Många nystartade småföretag har inte råd (eller behov) av ett eget kontor som rymmer flera medarbetare och då är ofta ett kontorshotell en optimal lösning.

För de lite större företagen så kan kontorshotell vara en mycket flexibel lösning om de exempelvis har små filialer runt om i landet eller världen och behöver någonstans där ett mindre antal medarbetare kan sitta och utgå från under kortare eller längre perioder.

Gemensamt för de flesta kontorshotell är även att de brukar tillhandahålla mötesrum som man får boka. Väldigt praktiskt om man tar emot kunder eller behöver ha internmöte. En annan sak som inte så många kanske tänker på är att det faktiskt kan vara både roligare och lönsammare att hyra kontorsplats på ett kontorshotell jämfört med att ha ett eget kontor. Människan är ju en social varelse och det kan nog kännas lite ensamt som ensamföretagare att sitta själv hemma eller på eget kontor och jobba. På ett kontorshotell så sitter oftast en mängd andra företag och personer vilket bidrar till spännande möten både i korridoren och runt kaffemaskinen. Den sociala aspekten är alltså också en fördel med att hyra in sig på kontorshotell. Som vi skrev tidigare så kan det även vara lönsammare att låta ett kontorshotell lösa kontorsfrågan. Alla de andra företagen och personerna på samma kontorshotell kan ju faktiskt vara potentiella kunder. Ett tips till dig som sitter på kontorshotell är därför att inte vara rädd för att prata om din affärsverksamhet och vad du erbjuder. Kanske fixar du din största kund på kafferasten?

Alternativ till kontorshotell

Kontorshotell är en flexibel och bra lösning för många företagare. Men det finns faktiskt en tjänst som kan vara minst lika bra för dig som letar kontor. Runt om bland företag så finns lediga kontorsplatser som inte nyttjas. Det är ju ganska synd eftersom det innebär en onödig kostnad för den som inte har ett fullbelagt kontor samtidigt som det finns mängder av företag därute som är i behov av just kontorsplatser. Som en lösning på detta så har tjänsten Workaround.se lanserats. Workaround.se fungerar som en länk mellan de företag som har outnyttjade kontorsplatser och dem som behöver kontor. Detta innebär att man med endast ett par klick kan hitta precis så många kontorsplatser man behöver, i det område där man önskar jobba och till en hyra som man tycker är OK. Genom denna tjänst så kan man hyra ett helt eget kontor om man är flera som är i behov av en gemensam arbetsplats eller bara en stol på kontorshotell eller hos företag som har lediga platser.

Att hyra kontor på andrahandsmarknaden brukar dessutom vara billigare och mer flexibelt avseende uppsägningstid och dylikt jämfört med att teckna hyreskontrakt med en traditionell kontorshyresvärd.

Viktigt att tänka på när man hyr kontor

Om man är ett nystartat företag och vill ha ett kontor så är det mycket viktigt att man inte väljer ett för dyrt kontor. Det är mycket lättare att skaffa sig kostnader än intäkter och detta gäller särskilt i uppstartsfasen av ett företag. Kontoren är oftast dyrare ju mer centralt de ligger och det kan därför vara klokt att satsa på ett billigare kontor som ligger lite längre ifrån city, men som ändå har bra kommunikationer avseende buss, tunnelbana, pendeltåg och dylikt så att det ändå går snabbt att ta sig in till stan om man behöver.

Att vara företagare innebär ett liv i ständig förändring. Förhoppningsvis växer företaget vilket gör att man får behov av ett större kontor men ibland sker även det motsatta dvs att man måste skala ner och skära i kostnader. Vid båda dessa fall är bra om man inte är uppbunden i ett för långt hyreskontrakt. Försök därför att förhandla fram så kort uppsägningstid som möjligt när du hyr kontor. Lycka till!

Vad ska man tänka på när man ska hyra en lokal för kommersiell verksamhet?

Lagstiftning och praxis skiljer sig ganska mycket mellan hyresavtal för lokal och hyresavtal för privata lägenheter. Exakt hur ditt avtal ser ut eller kommer att se ut behöver du noga kontrollera själv. Nedan är lite tips om vad man bör titta på som hyresgäst.

Långa bindningstider

När man hyr en lägenhet så har man oftast inte mer än tre månaders uppsägningstid för ett tillsvidarekontrakt. Står det något annat så gäller ändå högst tre månader. Vid lokalhyra så är det vanligast att man binder sig för en viss tid. Det vill säga, om du inte sagt upp lokalen till exempel tre månader innan avtalets utgång, så hyr du den ett eller flera år till.

Det är också vanligt med långa avtal Framförallt treårsavtal. Detta har sin grund i att man, enligt lagen, inte får ha rörligt pris, till exempel så kallad indexreglering, av hyran om avtalet är kortare än tre år. Även förlängningstiden måste vara tre år för att man ska få använda sig av rörliga delar i hyressättningen. Många hyresvärdar använder sig av indexreglering då det blir lättare att justera hyran utan att behöva förhandla om. Detta kan vara ett problem för nystartade företag, men man kan komma runt detta om hyresvärden skriver in en ensidig uppsägningsrätt för hyrestagaren efter till exempel ett år. Denna uppsägningsrätt får enbart gälla avflyttning, ej uppsägning för omförhandling.

Ursprunglig skick

När man sagt upp sitt hyreskontrakt så finns ingen särskild lagstiftning som reglerar ersättning för renovering eller skador. Det är allmänna rättsgrunder som gäller. Det betyder att du som hyresgäst aldrig kan begära ersättning för renovering med mera som du gjort i lokalen, oavsett om du avlämnar den i bättre skick eller inte. Det är upp till hyresvärden att avgöra om lokalen ska återställas i sitt ursprungliga skick eller kan avlämnas i det renoverade bättre skicket. Hyresvärden måste dock acceptera visst rimligt slitage för aktuell hyresperiod.

Byte av verksamhet

Det är ett ganska vanligt problem att man i kontraktet inte specificerar tillräckligt noga vad lokalen får användas till. Hyresgästen har begränsade möjligheter att byta verksamhet i en lokal om hyresvärden inte skulle vilja tillåta detta. Jordabalken säger att hyresgästen inte får använda lokalen till annat än det avsedda. ändamålet. Om hyresgästen ändrar ändamålet för lokalen och efter tillsägelse inte korrigerar detta så är hyresrätten förverkad. Det vill säga, hyresvärden kan säga upp kontraktet oavsett avtalad hyrestid med mera. Om hyresvärden säger upp avtalet så har en hyresgäst som hyrt lokalen i minst två år rätt att klaga till hyresnämnden för att få sin sak prövad. Hyresgästen måste ha “beaktansvärda skäl” för att ändra sin verksamhet, och hyresvärden får inte ha “befogad anledning” att vägra. Befogad anledning kan vara till exempel att man inte vill ha utsläpp av matos, störande musik på nätterna, eller att man efter byte av verksamhet konkurrerar med andra hyresgäster.

Uppsägning på grund av villkorsändring

Till skillnad från bostäder så kan lokaler sägas upp för omförhandling. Men de formella kraven är väldigt strikta, både vad gäller uppsägning för omförhandling och uppsägning för avflyttning. Grundregeln är dock att om man inte kommer överens så måste hyresgästen flytta.

Sägs lokalen upp på grund av villkorsändring så ska de nya villkoren vara mycket väl preciserade i uppsägningen. Man kan alltså inte säga upp avtalet för någon slags omförhandling. Uppsägningen måste också innehålla information om att om hyresgästen motsäger sig villkorsändringen så har hen två månader på sig att vända sig till hyresnämnden för klagan. Om detta inte är preciserat så är uppsägningen ogiltig och avtalet löper vidare.