Ofta då man letar efter ett kontor koncentrerar man sig lätt på enbart kostnaden pris per kvadratmeter. I verklighet är nettohyran av kontoret bara en bråkdel av de totala kostnaderna som kommer till uthyrning av kontor.
Ett viktigt nyckeltal
För att få reda på det verkliga värdet av ett kontor rekommenderar vi att man istället tar reda på ett annat nyckeltal än bara pris per kvadratmeter. Detta nyckeltal är kostnad per arbetsplats eller kostnad per medarbetare, och bidrar med att ge en mer omfattande bild av de totala kostnaderna.
Oftast då man hyr kontor kommer den totala kostnaden som överrasking. Enligt undersökningar vet få svenska företag deras egentliga utgift per arbetsplats eller per medarbetare. För att få veta på detta nyckeltal ska man ta reda på de kostnader som faller inom kategorierna den totala hyran, interiör, uppehälle, business services samt administration.
Totala hyran
Alla de pris som är kopplade till uthyrningen av ett kontor räknas till den ”totala hyran”.
Hyran är förutom den viktigaste kostnaden också den lättaste att ta reda på. Omkostnaderna för hyran av ett kontor är oftast upp till 55% av de totala kostnaderna av kontoret.
Utöver kontoret, betalar företag oftast för användning av andra utrymmen i lokalen. Dessa är till exempel mötesrum, foajéen och fikarummet. Hyran för dessa typer av områden ska givetvis också räknas med och läggas till på hyran för kontoret.
Utöver de själva hyreskostnaderna tillkommer det också eventuellt diverse skatter och avgifter för t.ex. avfallshämtning och parkering, oavsett om det står i hyreskontraktet eller inte. Dessa kostnader kan vara upp till 5% av de samlade omkostnaderna för kontorslokalen.
Interiör
Ofta är inte kontorslokalen i perfekt skick för att erbjuda lämpliga lokaler till alla medarbetare, varav vissa finslipningskostnader också tillkommer. Ibland handlar det också om att göra kontoret mer mysigt och trivsamt för medarbetarna. Omfattningen av dessa omkostnader beror naturligtvis på hyresgästernas behov. Exempel på installations- och interiörskostnader är t.ex. skiljeväggar, skyltar, gardiner, hyllor, toalettprodukter och köksinredning etc. Dessa ska inte heller förbises i då vi försöker hitta det verklig priset av kontorslokalen.
Uppehälle
Kontorslokaler bör också underhållas och repareras. Det kan handla om tydliga reparaioner och uppehälle inom- och utomhus av själva byggnaden. I andra situationer handlar det om uppehälle av det mekaniska som t.ex. luftkonditioneringen eller kaffemaskinen. Utöver kommer det också kostnader som följing av städtjänster, avfallshantering samt mindre renoveringar och interna omflyttningar.
I denna kategori räknas också avloppsavgifter, vatten- och elavgifter.
Business services
Under business services faller de kostnader som är förbundna med tjänster som supportar hyresgästernas företag dagligen. Dessa är ofta en av de största omkostnaderna inom ett företag. De betydligaste är lönekostnaderna för receptionstjänster och assistenter. Därför är det just normalt sett bara större företag som anställer sådana tjänster medan mindre företag istället delar upp uppgifterna bland medarbetarna. Omkostnaderna för detta kommer ofta upp i 3 % av de samlade utgifterna för kontorshyrning, ifall det även inkluderar mötestjänster.
De totala omkostnaderna som är bundna till kopiering och utskrivning presenterar oftast mer än 1% av de totala omkostnaderna för att hyra ett kontor.
Telekommunikation, IT-support och dess tjänster kommer också med kostnader inom företagsservice. Dessa typ av vitala element utgör normalt 1-2% av de samlade omkostnaderna för uthyrningen av ett kontor.
Alltsomoftast är det dock omkostnaderna för möteslokaler och konferensrum som är störst i den här kategorin.
Ifall man väljer att hyra ett kontorshotell, är business services inkluderade i den orginella hyran.
Administration av hyresobjekt
Varje hyreslokal ska administreras vilket kan ta tid. Tiden som används för administrativa uppgifter ska också räknas med då vi ser på de samlade kostnaderna för att hyra ett kontor.
Den här kategorin är mindre än de ovannämda, eftersom den omfattar aktiviteter som gränsar till de andra kategorierna. Kostnaderna för administration utgörs av lönekostnader för administration samt planering av diverse inköp såväl som underhåll.
Även om det inte skulle finns någon värd eller vaktmästare så finns det någon i företaget som får ansvar för administration av uthyrningen. Det kan vara en assistent, en person inom HR eller i mindre verksamheter kanske VD:n. Om till exempel kopieringsmaskinen går sönder eller internetanslutningen går ner är det någons uppgift att förmedla informationen till servicekontoret eller till leverantören. Allt detta tar tid samt resurser ifrån företaget.
Arbetskostnader för den tid som förbrukas för administrationen måste därför också räknas med för att få veta totala kostnaden för uthyrning.
Totala kostnaden för ett kontor
Slutligen kan vi se att den totala kostnaden fördelas på följande sätt:
Totala hyran = 60%
Interiör = 10%
Uppehälle = 20%
Business services = 7%
Administration = 3%
För att få en första inblick i den största kostnaden, totala hyran, kan du börja med att undersöka hyresnivån på lediga objekt på lokalportalen MatchOffice.se.